オンライン会議とは？

インターネット環境が発展し、またパソコンやスマートフォン、タブレットのようなデバイスが普及したことや、さらには新型コロナウイルス感染の対策などによって、オンライン会議を導入する企業が増えてきました。

この記事では、テレワーク化が推進される中で最も注目を集めたオンライン会議ツールZoom、最適なコラボレーションハードウェアを提供するDTENについて解説していきます。

オンライン会議とは

オンライン会議とは、インターネットを通じて、遠隔地にいる相手と行う会議のことを指し、Web会議（ウェブ会議）とも呼ばれます。光回線などの大容量のインターネット環境の普及により、リアルタイムで音声や動画、資料の共有が可能となっています。

近年では、社内会議や商談、また面接などの少人数での会合から、セミナーや会社説明会などの大人数の会合まで、幅広く利用されています。

オンライン会議とテレビ会議の違い

オンライン会議と同じように遠隔地にいる相手と行う会議で、テレビ会議というものもあります。下記では、それぞれの会議で使うデバイスや特徴について解説します。

オンライン会議

オンライン会議の特徴は、ノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどユーザーが日常的に使用しているデバイスをインターネットに接続して利用できることです。

ポータブルデバイスを使用するので手軽に持ち運べ、自宅やカフェ、サテライトオフィスなど、社外でもインターネット環境が安定している場所であれば、どこからでも会議に参加できます。

なかでもZoomは、世界No1のシェアを誇るオンライン会議ツールです。通信の安定性、充実した機能、様々なビジネスシーンでご利用できることで、世界中のユーザーより支持されています。

ベーシックプラン（無料）では、最大40分間のミーティング、参加者最大100名と接続できるほか、コラボレーション、ファイル共有など様々なことをチームチャットとチャンネルを利用できます。

また、複数の会議参加者が、各自の画面を共有し双方向で共同注釈を入れることができるので、アイディアの共有で会議をよりクリエイティブ化します。

プロ・ビジネスプラン（有料）では、時間を気にすることなく会議できるほか、録画機能や通話内容を自動で文字に起こしてくれる機能があるので、効率よく会議の議事録を作成することもできます。

テレビ会議

テレビ会議の特徴は、相手側のシステムと専用回線を使用して会議を行うことです。

テレビ会議システムを利用する際は、会議室などにディスプレイやビデオカメラ、スピーカーなどの専用機器を組み合わせする必要があります。

専用機器を利用するので、オンライン会議よりも高画質・高音質で会議が行えますが、複数の拠点に導入するときにはコストが大きくかかり、専門性が高く利用者が扱いにくい面もあります。

また、テレビ会議システムは簡単には持ち運べないため、オンライン会議のように会議に参加する場所を自由に選ぶことはできません。

Zoomでは、会議室などの共有スペース専用のテレビ会議ツールとして、Zoom Roomsを提供しています。一元化されたインターフェースは、コミュニケーションとコラボレーションを行える共用環境を実現します。

DTENでは、これまでの課題を解決したテレビ会議用ハードウェアを提供しています。

テレビ会議に必要なディスプレイやビデオカメラ、マイク、スピーカーは、オールインワンな一体型につき、専用機器の購入や難しいセットアップは必要ありません。

キャスター付きモニタースタンドと組み合わせることで、会議室へ自由に持ち運び、電源ケーブルを挿し込むだけで誰でも簡単に始められます。

Zoom Rooms向けDTENハードウェアは、お使いのカレンダーシステムと同期することで、ルームを予約し、ワンタップでミーティングに参加することができます。

また、会議室の外に設置することで、Zoom Roomsはビデオ対応のインタラクティブなホワイトボードとしてオープンスペースに展開することができ、企業のコミュニケーションやブランディングのためのデジタルサイネージや、予約管理のためのルームスケジューラーなどの付加価値サービスを提供することもできます。

オンライン会議を導入するメリット・デメリット

次に、オンライン会議を導入するメリット・デメリットについて確認していきましょう。

オンライン会議を導入するメリット

オンライン会議を導入することで、下記のメリットが得られます。

■移動時間と交通費の削減

インターネットにつながる環境であれば会議ができ、参加者が１ヶ所に集まる必要がないので、交通費や宿泊費、移動時間の削減ができます。

■低コストで運用

日常的に使われているデバイス、インターネット環境を利用して会議を行うので、別途設備を整える必要がありません。
また、Zoomライセンスを持たない人でも会議開催者から通知されたミーティングID・パスコードを入力するだけで参加できるので、低コストで運用できます。

■会議資料の準備が容易

オンライン会議で使用するアプリには、資料ファイルの送付や画面共有の機能があるので、人数分の資料を印刷する手間が省けます。

■テレワークの推進につながる

自宅などでテレワークをしていても会議に参加できるため、感染症対策しながら業務を進められます。

■意思決定のスピード向上

遠隔地にいる相手とリアルタイムで会話ができるため、社外からでも意思決定者は迅速に意思決定ができます。
また、意思決定者が多忙な場合、社内に意思決定者がいる時間に合わせて会議を開く必要がないため、スケジュール調整をする手間が省けます。

オンライン会議を導入するデメリット

逆に、下記のようなデメリットもあるので注意する必要があります。

■通信状況に左右される

オンライン会議の接続にはインターネット回線が必須なので、通信環境が整っていないと音声や動画が途切れ途切れで円滑に会議が進められません。

■表情や雰囲気を読み取りにくい

画質などの状況によっては、相手の表情や雰囲気を読み取りにくく、商談に失敗してしまうという場面が出てくることも予想されます。出来るだけ高画質で運用できる環境を整えた方がよいでしょう。

まとめ

新型コロナウイルス感染の対策で、私たちのワークスタイルは大きく変化し、オンライン会議は欠かすことができないコミュニケーションツールとして定着してきました。

新しいワークスタイルでは、Withコロナ（新型コロナウイルスとの共存）での感染症対策や働き方改革で、従来のオフィスのみの働き方だけでなく、オフィス以外の場所でも働ける多様な働き方が浸透してきました。

また、オフィス勤務（オフィスワーク）と在宅勤務（テレワーク）を並行する形のハイブリッドワークも定着し、オフィス環境に求められるものや機能にも大きな変化が見られています。

当社では、働き方改革やハイブリッドオフィスで求められる商品や機能を多数取り揃えておりますので、お気軽にお問い合わせください。