■個人情報保護方針
伯東グループ企業は、事業遂行に関連して取得したすべての個人情報を、以下の方針にのっとって管理します。
- 法令・規範の遵守
当社は、個人情報を取り扱うにあたり、個人情報の保護に関する法律および関連するガイドライン等の国内外の個人情報保護に関する法令および規範を遵守します。
- 個人情報の取得・利用
当社は、あらかじめ利用目的を明示した上で、適正な手段により個人情報を取得し、当該個人情報をその利用目的達成のために必要な範囲内において利用します。
- 第三者提供の禁止
当社は、あらかじめ本人の同意を得ている場合または法令で認められている場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- 委託先の管理
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合があります。この場合、当社は、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
- 安全管理のための措置
当社は、個人情報を正確かつ最新の内容で管理し、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等がないよう、適切かつ合理的な安全管理措置を講じ、予防に努めます。
- 開示・訂正等の請求への対応
当社は、本人から個人情報の開示、訂正等を求められたときは、個人情報に関する本人の権利を尊重し、誠意をもって対応します。
- 継続的な見直しと改善
当社は、個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に合わせ、必要に応じて個人情報保護方針や社内規程等の見直しを行い、個人情報保護の取組みの継続的な改善、向上に努めます。
■個人情報の取扱いについて
伯東グループ企業は、事業遂行に関連して取得したすべての個人情報を、以下の方法にしたがって取り扱います。
1.個人情報の利用目的
当社は、以下に掲げる個人情報を取得し、取得した個人情報を以下の目的のために利用します。
（１）取引先の役員・社員等、官公庁の職員・公務員等に関する個人情報
当社は、取引先の役員または従業員、官公庁の職員・公務員の氏名、勤務先の名称、勤務先の住所、所属部署、肩書き、電話番号およびメールアドレスを含む連絡先を取得します。
当社は、業務上の連絡、商談、打合せ、受発注、決済、当社取扱製品または当社が提供するサービスのご案内のために、これらの個人情報を利用します。
（２）当社製品またはサービスをご使用いただいているお客様の個人情報
当社は、当社製品をご使用いただいているお客様から当社にご連絡をいただいたお客様の氏名、電話番号、メールアドレス、住所を含む連絡先を取得します。
当社は、お客様からの問合せへの回答や当社製品のプロモーションのために、これらの情報を利用します。
（３）株主に関する個人情報
当社は、株主の氏名、電話番号、住所、メールアドレス等の連絡先を取得します。
当社は、次の目的のために、これらの個人情報を利用します。
・招集通知の送付等の会社法に基づく当社の権利を行使し、義務を履行するため。
・法令に基づく株主データ作成等の株主管理をするため。
・株主に対する便宜の供与のため。
・当社の株主に対する施策を実施するため。
（４）採用応募者に関する個人情報
当社は、採用応募者に関する氏名、電話番号、住所、メールアドレス等の連絡先および経歴等の情報を取得します。
当社は、次の目的のために、取得した個人情報を利用します。
・ 採用に係る情報の提供、連絡、採否の検討および決定
・ 内定後の入社のための資料の提供、連絡
2.個人情報の共同利用
当社が保有する個人情報 (住所、氏名、勤務先の名称、所属部署名、役職、電話番号、ファックス番号、メールアドレス等) は、上記１に記載の利用目的の達成に必要な範囲内において、下記当社グループ会社と共同利用いたします。 共同利用にあたり、個人情報の管理について責任を有する者は伯東株式会社です。
>>国内グループ会社
>>海外グループ会社
3.開示等の請求手続き
当社は、保有する個人情報について、業務の適正な遂行を妨げない限りにおいて、本人の申し出により、1. 開示、2. 訂正、追加または削除、3. 利用の停止または消去、 4. 第三者提供の停止の各請求に対応しております。お問い合わせ先は、以下のとおりです。なお、ご請求の際は、当社所定の方法により本人確認をさせていただきます。
お問い合わせ先
〒160-8910 東京都新宿区新宿1-1-13
伯東株式会社 法務部 個人情報担当窓口
TEL: 03-3355-7617 受付時間 9:00～17:30 (土、日、祝・祭日を除く)
FAX: 03-3225-9001
■ＧＤＰＲの適用を受ける個人情報の取扱いについて
伯東グループ企業は、EUの「一般データ保護規則 （2016/679）」（以下「GDPR」といいます。）の適用を受ける個人情報を、「個人情報保護方針」および「個人情報の取扱いについて」に加えて以下の各項に従って取り扱います。
1.収集する個人情報の種類および処理の目的
当社は、「個人情報の取扱いについて」第１項に掲げる個人情報を収集し、同第１項に明記された利用目的のために利用します。当社が、当初の目的のために収集した個人情報をその他の目的の達成のために処理しようとする場合、それについて必ず本人にお知らせします。
2.個人情報の移転
当社は「個人情報の取扱いについて」第１項に掲げる利用目的の達成のために収集した個人情報を上記「個人情報の取扱いについて」第２項に従い共同利用する場合、欧州委員会が十分性の認定をしていないEEA域外の国に移転して取り扱う場合があります。このとき、当社は、移転対象となる個人情報をGDPRに従い適切に保護します。
3.個人情報処理の適法性根拠
当社は、以下に記載するGDPRに基づき定められた１つ以上の根拠に基づいて、個人情報を処理します。
（１）本人の同意を得た場合
当社は、本人の同意に基づき、個人情報を収集し、処理することがあります。本人は、かかる同意をいつでも撤回することができます。ただし、撤回により撤回前の同意に基づく処理の適法性が影響されることはありません。
（２）本人に対する連絡のために当該処理が必要である場合
当社は、業務を遂行するうえで必要な情報を本人に提供する場合その他正当な利益がある場合に、個人情報を収集し、処理することがあります。
4.本人の権利
本人は、当社が収集した個人情報に関し、GDPR上規定された以下の権利を有します。
（１）アクセス権
本人は、当社が保有する本人の情報に関する説明、および当社による当該情報の使用方法に関する説明を求める権利を有します。
上記に加え、当社が本人の個人情報をその同意に基づき収集した場合、または本人から要求を受けたサービスを提供するために収集した場合、本人は、当社が本人に関して収集した個人情報の写しの交付を受ける権利を有します。
（２）削除権
本人は、いつでも当社に対して、当社が保有する本人の個人情報の削除を求めることができます。当社は、本人のかかる要求にしたがい、原則として要求をした本人の個人情報を削除します。ただし、GDPRを含む当社が適用を受ける法律により、当社が当該個人情報を保持できる場合は、当社は当該個人情報を保持し続けることができます。
（３）訂正権
当社が本人に関して保有する個人情報が不正確であると本人が判断する場合、本人は自身の個人情報の訂正を当社に請求することができます。
（４）処理の停止の請求
本人が当社の個人情報の処理が違法であると認めた場合等は、本人は、GDPR 18条に従い、当社の個人情報の処理の制限を求めることができます。当社は、かかる要求を受けた場合、当該個人情報の保存以外の処理を行いません。
（５）異議権
本人は、当社による個人情報の処理について、異議を申し立てる権利を有します。
もっとも、異議を申し立てられた場合であっても、当社はGDPRが認める範囲において、引き続き本人の情報を処理することができます。
5.監督機関に異議を申し立てる権利
本人は、自身の個人情報の処理に対して、個人情報の取扱いにつき管轄を有する各国データ保護当局に対して異議を申し立てることができます。
6.個人情報の保存期間
当社は、「個人情報の取扱いについて」第１項に掲げる利用目的の遂行のために必要な期間または、法律上求められる期間、本人の個人情報を保持しますが、必要性がなくなった際には、速やかにこれを消去します。
【個人情報保護方針】
■開示等のご請求に関する手続きについて
当社が保有する個人情報に関して、個人情報のご本人またはその代理人から、1) 開示、2) 訂正、追加または削除、3) 利用の停止または消去、4) 第三者提供の停止 (以下、1) から 4) を総称して「開示等」といいます。) をご請求される場合の手続きは、次のとおりです。なお、開示等のご請求につきましては、ご本人確認を確実に行うために、原則として書面での受付けのみとさせていただいておりますので、ご了承願います。
1.ご請求先
開示等のご請求は、下記宛、当社指定の請求書に必要書類を同封のうえ、必ず郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。 なお、封筒に朱書きで「開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
〒160-8910 東京都新宿区新宿1-1-13
伯東株式会社 総務部法務グループ 個人情報担当窓口
2.開示等のご請求における必要書類
開示等のご請求を行う場合は、次の「個人情報の開示等請求書」(1) をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入のうえ、ご本人の確認のための必要書類 (2) を同封し(開示請求の場合のみ下記3.の手数料も同封してください。)上記1.宛にご郵送ください。
(1)「個人情報の開示等請求書」
(2)ご本人の確認のための必要書類 計2通
1) 住民票の写し(コピー不可)
2) 1) に加え、次に掲げるもののコピーのいずれか1通
a. 運転免許証
b. 旅券(パスポート)
c. 写真付住民基本台帳カード
d. 年金手帳
e. 健康保険の被保険者証
f. 外国人登録原票または外国人登録原票記載事項証明書 (外国人の場合)
(3)代理人による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人に委任する場合は、上記2.(1) および (2) の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。
1) 代理人に関する上記2. (2) の書類
2) 未成年者の法定代理人である場合、次に掲げるもののコピーのいずれか1通
a. 戸籍謄本または戸籍抄本
b. その他本人との関係を証する書類
3) 成年被後見人の法定代理人である場合、次に掲げるもののコピーのいずれか1通
a. 後見開始審判書
b. 登記事項証明書
4) 任意代理人である場合
本人が自署、押印した委任状および印鑑登録証明書
(4) 手数料 (開示請求の場合のみ)
3.開示請求に係る手数料
個人情報の開示をご請求する場合のみ、次の手数料をいただきます。なお、手数料のお支払いは、切手または郵便定額小為替のみの受付けとさせていただきます。
開示請求1件につき 900円
4.開示等のご請求に対する回答方法
ご請求に対するご回答は、ご本人の身分証明書に記載の住所に本人限定受取郵便(特例型)で郵送させていただきます。また、ご回答につきましては、社内の調査期間として2週間のご猶予をいただきたく存じます。なお、2週間以上要する場合には、その旨を当社よりご連絡させていただきます。
5.開示等のご請求にお応えできない場合
次に定める場合は、ご請求いただいた個人情報につき開示等のご請求に対応することはできません。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。なお、不開示等の場合であっても、手数料は返還いたしませんのでご了承願います。
1) 請求書に記載されている住所、ご本人の確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないときなど、ご本人が確認できない場合
2) 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
3) 所定の提出書類に不備があった場合
4) 請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
5) 開示等のご請求の対象が個人情報保護法第2条第5項にいう保有個人データに該当しない場合
6) ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
7) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
8) 他の法令に違反することとなる場合
6.書類不備の場合、手数料不足の場合
ご提出いただいた書類に不備がある場合は、当社からご連絡させていただきますが、所定の期間内に訂正や書類追加などのご対応をいただけない場合、ご請求はなかったものとして対応させていただきます。
手数料が不足していた場合、または手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡させていただきますが、所定の期間内にお支払いがない場合、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。
7.ご提出いただいた個人情報の取り扱い
開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。なお、提出いただいた書類は返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。
